Czy wszystkie projekty IT kończą się sukcesem? Czy byłeś świadkiem niepowodzenia w realizacji projektu IT? Według badania „Krytyczne czynniki sukcesu i porażki projektów IT w Polsce” z 2022 roku:
- 33% projektów zakończyło się niepowodzeniem
- 21% zakończyło się sukcesem
- 46% miało częściowy sukces
Sukcesem można nazwać projekt, który zakończył się w terminie, w założonym budżecie i zakresie, a klienci są zadowoleni. W praktyce oznacza to, że mniej niż 1 na 4 projekty IT kończy się pełnym sukcesem. Co więc sprawia, że projekty się nie udają? I jak można temu zapobiec?
Najczęstsze przyczyny porażek projektowych
Wiele analiz, jak choćby znany Chaos Report autorstwa The Standish Group, wskazuje na powtarzające się przyczyny porażek. Oprócz metodologii, rodzaju projektu czy składu zespołu, szczególnie istotne są problemy z wymaganiami biznesowymi. Do najczęstszych błędów należą:
- Niejasne wymagania — Brak precyzyjnych oczekiwań prowadzi do nieporozumień, koniecznych poprawek i opóźnień.
- Pełzający zakres (scope creep) — Dodawanie nowych funkcji poza ustalonym zakresem zwiększa koszty i zaburza harmonogram.
- Problemy komunikacyjne — Brak przejrzystości, niejasne komunikaty i sporadyczne statusy powodują chaos i niezadowolenie interesariuszy.
- Niejasne cele — Bez jasnej wizji zespół może stworzyć produkt, który nie przynosi rzeczywistej wartości biznesowej.
Analiza Procesów Biznesowych jako klucz do sukcesu
Jak można uniknąć powyższych błędów? Jednym ze skutecznych rozwiązań jest analiza procesów biznesowych (BPA). To uporządkowane podejście do badania stanu obecnego („AS-IS”) i planowanego („TO-BE”) procesów, ich wizualizacji i identyfikacji obszarów do optymalizacji. BPA pomaga wykrywać nieefektywności, rozwiązywać problemy i dopasowywać działania do celów strategicznych firmy.
W jaki sposób BPA rozwiązuje kluczowe wyzwania projektowe
Analiza procesów biznesowych może przeciwdziałać typowym przyczynom niepowodzeń projektów:
- Precyzuje wymagania — Dzięki zaangażowaniu interesariuszy i mapowaniu procesów, wszyscy uczestnicy mają wspólne zrozumienie działań. To ogranicza niespójności i ułatwia podejmowanie decyzji.
- Pomaga zdefiniować zakres projektu — BPA pozwala spojrzeć na procesy z lotu ptaka, czyli całościowo, co ułatwia określenie pełnego zakresu projektu.
- Usprawnia komunikację — Narzędzia wizualne, takie jak mapy procesów, umożliwiają analizę działań w kontekście całego procesu lub pojedynczych aktywności. Co zmniejsza ryzyko błędnej interpretacji.
- Pomaga w ustaleniu celów — Wykryte w analizie wąskie gardła i nieefektywności umożliwiają określenie realnych potrzeb biznesowych i ich odwzorowanie w wymaganiach dla oprogramowania.
Przykład z życia: platforma e-commerce
Wyobraźmy sobie firmę, która uruchamia nową platformę e-commerce do sprzedaży koszulek reklamowych. Zespół biznesowy analizuje proces składania zamówień i identyfikuje wąskie gardła — np. trudności przy integracji z bramką płatności. Dzięki zaangażowaniu pracowników obsługi klienta oraz klientów końcowych odkrywają problemy związane z metodami płatności i oczekiwaniami użytkowników. Te informacje przekształcane są w konkretne cele biznesowe i wymagania projektowe, co finalnie prowadzi do lepszej użyteczności platformy i większego zadowolenia klientów.
Podsumowanie: procesy w centrum sukcesu
Jak widać, analiza procesów biznesowych to kluczowa aktywność na wczesnym etapie każdego projektu informatycznego — najlepiej jeszcze przed jego oficjalnym rozpoczęciem. Analiza Procesów Biznesowych daje solidne podstawy do tworzenia efektywnych i skutecznych rozwiązań IT zaczynając od precyzyjnego zdefiniowania potrzeb po ograniczenie ryzyka porażki.
