Elektroniczny system obiegu dokumentów

Vienna Life (dawniej Compensa), należąca do Vienna Insurance Group (VIG), to instytucja finansowa oferująca sprawdzone produkty ubezpieczeniowe, oszczędnościowe i inwestycyjne. Jest jednym z wiodących graczy na polskim rynku ubezpieczeń, obejmując ubezpieczenia majątkowe, komunikacyjne, zdrowotne, na życie i podróżne. Dzięki wsparciu VIG, działającej w 25 krajach Europy Środkowo-Wschodniej, Vienna Life kontynuuje rozwój oparty na blisko dwustuletniej tradycji grupy.

Wdrożenie systemu do obiegu dokumentów dla firmy Vienna Life rozpoczęliśmy od gruntownej analizy biznesowej pierwszego procesu. Po intensywnych warsztatach analitycznych i architektonicznych obie strony były gotowe do rozpoczęcia prac developerskich. Równocześnie przeprowadziliśmy szczegółowe mapowanie istniejących systemów, aby zebrać dane w jednej aplikacji. Po 7 miesiącach projektu dostarczyliśmy klientowi pierwszą wersję do testów i wprowadzenia korekt.

Następnie stworzyliśmy interfejsy integrujące zewnętrzne systemy z nowym workflow. Regularnie wdrażaliśmy kolejne funkcjonalności (manipulowanie załącznikami, generowanie pism wychodzących, kalendarz nieobecności pracowników Deprartamentu), jednocześnie testując wcześniejsze elementy procesu. Do testów aplikacji po obu stronach projektu został wyznaczony dedykowany zespół, który weryfikował każdy pojedynczy krok procesu i naprawiał napotkane błędy.

Po intensywnych 3 miesiącach testów i łącznie ponad 12 miesiącach pracy, pierwszy z procesów w elektronicznej teczce został wdrożony na środowisko produkcyjne. Wdrożenie drugie procesu kończącego projekt zajęło kolejne 3 miesiące.

W trakcie wdrożenia systemu do elektronicznego obiegu dokumentów napotkaliśmy kilka znaczących wyzwań. Jednym z nich było ustalenie ostatecznego zakresu projektu. Liczne zmiany i zwiększanie wymagań ze strony klienta wprowadzały dodatkowe wyzwania dla programistów, skutkując ciągłym dostosowywaniem i aktualizowaniem planów.

Dodatkowo, proces biznesowy okazał się wyjątkowo skomplikowany, obejmując aż 466 kroków. Taka złożoność wymagała szczegółowej analizy i precyzyjnego mapowania, aby zapewnić płynne działanie systemu i spełnienie wszystkich wymagań użytkowników.

Wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów znacząco usprawniło pracę w firmie Vienna Life, szczególnie dla pracowników DSR, takich jak likwidatorzy, lekarze oraz zespół Contact Center. Pracownicy Contact Center zyskali możliwość elektronicznej i zdalnej obsługi dokumentów, eliminując konieczność ich drukowania. To rozwiązanie zautomatyzowało procesy obsługi zgłoszeń, przyspieszyło obsługę klientów oraz poprawiło komunikację z nimi. System notyfikacji umożliwia bieżące informowanie klientów o statusie realizowanych dyspozycji.

Dzięki wdrożeniu projektu Vienna Life całkowicie porzuciła papierową obsługę zgłoszeń, co znacznie zwiększyło efektywność pracy Contact Center, usprawniło proces obsługi klientów i przyczyniło się do ochrony środowiska.